De kunst van duidelijke communicatie

slechte communicatie zorgt voor spanningen en stressIn de praktijk blijkt het lastig om duidelijk te zijn in je communicatie. Hierdoor gaat er, helaas onbewust en onbedoeld, nog wel eens iets mis. Daar kom je meestal pas achter als het als mis is gegaan en er gevolgen zijn. Als er door miscommunicatie fouten op het werk worden gemaakt, of als er een vervelende sfeer of ruzie ontstaat tussen jou en je collega of leidinggevende.

Misschien ken je het doorfluisterspel van vroeger nog wel. Jij fluistert iemand iets in het oor en die persoon vertelt het weer door aan een ander. En zo wordt jouw tekst het kringetje doorverteld. Als de laatste persoon dan vertelt wat hij/zij heeft gehoord is het vaak een komische niet bestaande zin, die niet veel meer te maken heeft met wat jij de eerste persoon vertelde. Iedereen moest dan natuurlijk lachen. Wat bij een spel tot lachen kan leiden, kan in het echt een drama zijn. Dan blijkt de boodschap toch wel erg vervormd te zijn bij het doorvertellen. Weet je dat je onbewust dit communicatiespel nog steeds aan het spelen bent?De 7 ontbrekende schakels om uit je burn-out te komen aanvragenVeel mensen ervaren stress op het werk door miscommunicatie met collega’s of hun leidinggevende. Dit leidt tot spanningen en een slechte werksfeer. Er ontstaan onduidelijkheden over opdrachten of de taakverdeling, waardoor er onnodig fouten gemaakt worden. Jij voelt je onbegrepen en niet gewaardeerd, de werkrelatie verslechterd en de sfeer is om te snijden.

Bij communicatie kan gemakkelijk ruis optreden. Door ruis kan een boodschap, dat wat jij wilt vertellen, niet goed overkomen. Soms heb je iets gezegd en heeft de ander je niet gehoord. Soms heeft de ander je wel gehoord, maar niet begrepen. Soms heb je zelf niet gezegd wat je bedoelde. Soms heeft de ander de boodschap anders geïnterpreteerd dan dat jij het bedoelde. Allemaal vormen van ruis die ervoor zorgen dat de ander jouw boodschap niet goed ontvangt. Als je er van uit gaat dat de ander het wel heeft ontvangen kan dit voor problemen zorgen.

Als een gesprek goed verloopt, vindt er continu uitwisseling plaats. Je kijkt elkaar aan en knikt als iemand iets zegt. Onbewust passen twee mensen die met elkaar praten hun toon en volume aan elkaar aan en spiegelen ze elkaars gedrag. In een telefoongesprek gebeurd dat via het gehoor. Mensen zeggen dan vaak “ja” of hummen om te laten merken dat ze het hebben gehoord. Gebeurt dit niet dan zal de ander snel zeggen: “ben je daar nog?”.

Vaak onderschatten we hoe lastig communicatie kan zijn. We denken dat we duidelijk zijn geweest en toch gaat het in de praktijk vaak mis. Eén van beide kan afgeleid zijn, en in gedachte met andere zaken bezig zijn. Waardoor je denkt dat de ander je wel heeft gehoord, maar of dat ook altijd zo is…..

Denk vooral niet: “Ik ben altijd duidelijk, dus dit geldt niet voor mij”. Je hebt namelijk niet alleen met jezelf te maken maar ook met iemand anders. Het is echt niet kinderachtig om hier aandacht aan te besteden. Als je meer gaat opletten op wat er bij communicatie gebeurt, zul je gaan merken dat waar je voorheen aannam dat jouw leidinggevende of collega begreep waar jij het over had en je dacht: “Ik heb het toch duidelijk uitgelegd?” Je door na te vragen, er achter komt dat zaken toch soms anders overgekomen dan jij bedoelde.

7 tips voor betere communicatie:

  1. Boodschap. Welke boodschap wil je overbrengen?;
  2. Beste manier. En wat is de beste manier om die boodschap over te brengen? Dus hoe kun je boodschap het beste overbrengen?;
  3. Neem verantwoordelijkheid voor jouw communicatie. Als jij een boodschap over wilt brengen is het jouw taak om dat op zo’n manier te doen dat jouw boodschap ook overkomt bij de ander;
  4. Als iemand je iets vertelt, luister dan voor 100%. Als je half met iets anders bezig bent, is het erg lastig om de boodschap goed te ontvangen;
  5. Als je met iemand praat, kijk die persoon dan aan. Je kunt vaak aan het gezicht wel opmerken of er signalen zijn dat iemand het wel of niet begrijpt;
  6. Vraag de ander om in het kort te herhalen wat je hebt gezegd, zo kun je controleren of je zelf duidelijk bent geweest en of de boodschap goed is overkomen. Er kunnen gemakkelijk dingen worden geïnterpreteerd die je niet hebt gezegd of hebt bedoeld;
  7. Vat zelf in het kort samen wat de ander heeft gezegd. Bijvoorbeeld in de trant van: “Ohhh, je bedoelt …….. Op deze manier kun je zelf controleren of jij hebt begrepen wat de ander jou probeerde te zeggen.

Dus als je minder spanningen op het werk wilt, zorg dan voor het volgende: neem verantwoordelijkheid voor jouw communicatie, zorg voor een duidelijke boodschap, breng het op de meest efficiënte manier over, kijk de ander aan, luister met al jouw aandacht, vat het verhaal van de ander kort samen, vraag de ander jouw verhaal kort samen te vatten. Je zult merken dat er minder snel miscommunicatie plaatsvindt, er minder spanningen op het werk zijn, dit het de werkrelatie ten goede komt, de sfeer beter wordt, jij je meer begrepen en gewaardeerd voelt en er minder fouten worden gemaakt.

 

Door: Nanda Noorlander van N-balans. (Nanda Noorlander helpt mensen die last hebben van overspannenheid of een burn-out van overleven naar leven. Zodat ze meer rust en meer energie hebben en ze weer kunnen genieten en eindelijk weer gelukkig zijn.)

En dan hoor ik nu graag van jou! Wil je definitief uit je burn-out? Klik hieronder en bestel de 3-delige videoserie… ?
De 7 ontbrekende schakels om uit je burn-out te komen aanvragen