Zo zorgt e-mail niet langer voor extra stress

Bij sommige functies ben je 40 procent van je tijd bezig met e-mail. Dat is zonde van je tijd en zorgt vaak ook voor onnodige stress. Want er komt geen einde aan waardoor je altijd het gevoel hebt dat je achter de feiten aanrent. En je voelt continu een druk om je e-mail af te handelen.

Als je de dag begint open je je mailbox en voor je het weet ben je twee uur verder. Je had eigenlijk andere dingen op de planning staan, maar je hebt het gevoel dat je ook je e-mail moet beantwoorden. Je krijgt soms al een boze reactie als je niet binnen een paar uur reageert en dat wil je voorkomen.

Je komt niet voldoende toe aan andere taken. De e-mail leid af van de taken die je graag had willen doen. Het voelt als een constante druk omdat er continu e-mails bij blijven komen. Jouw efficiëntie neemt af. Je hebt minder plezier in je werk omdat je minder toekomt aan de taken die je wel leuk vindt.

Doordat je de e-mail jouw werkzaamheden laat bepalen ben je de regie kwijt. En heb je het gevoel dat je achter andere dingen aanhobbelt en dat zorgt voor stress. Als je e-mail continu aan staat wordt je continu gestoord in jouw werkzaamheden. Hierdoor verlies je veel tijd om je telkens weer opnieuw te focussen.   

Start de dag met wat voor jou het belangrijkste is wat je die dag gedaan wilt hebben. Op deze manier neem je weer de regie over jouw werkzaamheden. En voorkom je dat je de hele dag bezig bent met reageren op wat anderen jou aanleveren zodat je niet toe komt aan jouw taken. Zo zorg je dat je wel jouw deadlines haalt. Twee keer per dag jouw e-mail afhandelen zorgt ervoor dat je op andere momenten gefocust kunt werken.

Laat je door anderen niet uit het veld slaan. Als je voorheen wel altijd direct reageerde op je e-mail en dat nu niet doet, kan dat voor anderen even wennen zijn. Onthoud dat jij verantwoordelijk bent voor de werkzaamheden die je gedaan krijgt. Je krijgt betaald om jouw werk te doen. E-mail afhandelen is daar een onderdeel van maar jij bepaalt wanneer.

Voorkom dat je jouw e-mail thuis gaat doen. Doordat je er op je werk niet aan toe komt door vergaderingen en de afspraken die je hebt. Richt jouw agenda zo in dat je tijd reserveert voor het afhandelen van jouw e-mail, zo heb je niet het gevoel dat het even snel tussendoor moet, maar maak je er ruimte voor.

7 manieren om de regie over je e-mail te nemen

1. Spreek met jezelf twee keer per dag een tijdstip af waarop je jouw e-mail afhandelt;
2. Zet meldingen die geluid maken uit omdat dit voor afleiding zorgt. En haal jouw e-mail van je telefoon af als je op die manier toch niet je e-mail gaat afhandelen;
3. Soms is het sneller om even de telefoon te pakken dan een eindeloos heen en weer te mailen, pak in dat geval de telefoon in plaats van een e-mail te sturen;
4. Zorg dat je e-mailbox niet volloopt met onzin. Meld je af voor nieuwsbrieven die je toch niet leest. En laat SPAM ook direct in je SPAMbox  binnen komen;
5. Ontvang je veel cc e-mails waar je toch niets mee doet? Geef aan dat je die e-mails niet langer wilt ontvangen;
6. Kun je een e-mail in 1 minuut afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet? Zet het afhandelen van de e-mail dan op je actielijst;
7. Hou je inbox schoon door mappen te maken voor: Actielijst, Reactie afwachten, en bewaarmappen.

Ik had een klant die elke dag een enorme berg met e-mail kreeg. Ze raakte hier steeds meer door overspoelt doordat ze tijdens de dag van de ene afspraak naar de andere liep, en daarnaast verwacht werd bij bepaalde vergaderingen. Uiteindelijk ging ze haar e-mail in de avonduren doen. Maar zo raakte ze in een burn-out. Ik hielp haar om haar tijd anders in de delen, en door anders met haar e-mail om te gaan. Dit was voor haar een eyeopener en had een enorme impact op haar leven. Ze kon eindelijk weer met haar zoontje van haar vrije tijd genieten en kwam eindelijk weer tot rust.

Dus wordt jij nu geleefd door jouw e-mail en wil je dat niet langer? Neem vaste tijden voor het afhandelen van e-mail. Zet meldingen uit zodat je gefocust kunt werken. Regel dingen 1-op-1 of via de telefoon als dat sneller gaat. Zorg dat je mailbox niet volloopt met e-mails waar je toch niets mee doet. Handel in 1 minuut of minder een  e-mail af of zet hem anders op je actielijst. Zo zorg je dat je meer rust in je hoofd hebt, je minder druk ervaart en je efficiënter en meer gefocust kunt werken.

Door: Nanda Noorlander van N-balans. (Nanda Noorlander helpt mensen die last hebben van overspannenheid of een burn-out van overleven naar leven. Zodat ze meer rust en meer energie hebben en ze weer kunnen genieten en eindelijk weer gelukkig zijn.)

En dan hoor ik nu graag van jou! Wil je definitief uit je burn-out? Klik hieronder en bestel de 3-delige videoserie… ?